Assistant(e) de direction

Fin des candidatures le 13 août 2018

Plus d'information

En étroite collaboration et sous la responsabilité de la Directrice, l’Assistant(e) de direction :

  • Soutient la Directrice dans la gestion courante de l’asbl;
  • Assure le suivi administratif quotidien des salariés (saisie des données, tenue des dossiers individuels, maladies, accidents, congés, entrées et sorties de personnel…) et des différents fournisseurs de services;
  •  Est l’intermédiaire privilégié de l’asbl auprès du secrétariat social et des différents prestataires de services liés à la gestion du personnel;
  •  Exécute les opérations mensuelles liées à la paie;
  • Constitue, introduit et assure le suivi des dossiers de subventions publiques et de sponsoring / partenariats privés liés à l’activité (demandes, liquidation, contreparties…);
  • Gère le secrétariat lié aux réunions des instances: convoque, rédige les PV, envoie les documents préparatoires,…;
  • Représente la Directrice lors de certaines réunions, événements et manifestations en lien avec les partenariats institutionnels et privés…

Description des tâches à titre d’exemple:

  • Rédiger des notes, correspondances, PV, rapports à partir de consignes orales ou manuscrites.
  • En concertation avec la secrétaire, convoquer les participants aux réunions et activités et organiser la logistique des réunions.
  • Réaliser des tableaux de bord statistiques.
  • Encoder les congés et absences pourl’ensemble des salariés.
  • Participer aux recrutements par la diffusion de l’information, le tri des CV, …
  • Constituer et gérer une base de données de partenaires / sponsors potentiels.
  • Etablir des plannings et calendriers relatifs aux demandes de subventions et de sponsoring.
  • Sur base d’informations fournies par la Directrice et / ou le chargé de communication, constituer des dossiers administratifs.
  • Accueillir les sponsors et leurs invités lors des concerts organisés.Assurer le suivi de l’organisation de réceptions à destination des sponsors, du protocole, …

Profil recherché

  • Vous êtes titulaire d’un Baccalauréat (secrétariat de direction, gestion des ressources humaines ou équivalent) ;
  • Vous avez une expérience professionnelle de minimum 5 ans, dont minimum 3 dans le secteur culturel.
  • Vous avez des connaissances en matière de législation sociale
  • Vous manifestez de l’intérêt pour les arts de la scène en général et  la musique classique en particulier ;
  • Vous êtes doté(e) d’excellentes capacités d’expression orale et écrite ;
  • Vous avez une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé
  • La connaissance du néerlandais est un atout ;
  • Vous avez d’excellentes connaissances des outils informatiques courants (MS Office, Word, Excel…) et vous vous familiarisez facilement aux nouveaux logiciels ;
  • Vous avez le goût du travail en équipe (5 personnes)
  • Vous avez une bonne capacité de résistance au stress ;
  • Vous faites preuve de rigueur, de précision, de proactivité ;
  • Vous possédez d’excellentes capacités d’organisation et de planification ;
  • Vous êtes disponible le soir et le week-end ;
  • Une connaissance élémentaire des règles en matière de marchés publics est un avantage ;
  • Vous disposez d’un véhicule ;

Diplômes

Baccalauréat (secrétariat de direction, gestion des ressources humaines ou équivalent)

Expériences

Minimum 5 ans, dont minimum 3 dans le secteur culturel

Type de contrat

  • CDI – Barèmes de la CP 329 – Echelon 4

Régime

  • Temps plein

Documents requis

  • CV;
  • Lettre de motivation.

Candidature

Date limite de rentrée des candidatures : 13-08-2018
Envoyer votre candidature à :
Isabelle BODSON
Place d’Armes, 1 – 5000 NAMURou par courriel: isabelle.bodson@lesfestivalsdewallonie.be

Plus d’infos

Contactez :
Isabelle BODSON
Place d’Armes, 1 – 5000 NAMUR
Téléphone : 081/73.37.81
Courriel : isabelle.bodson@lesfestivalsdewallonie.be
Plus d'information sur la fédération des Festivals de Wallonie
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